Evita errores y reprocesos: automatiza la gestión de incidencias laborales
Son todas aquellas actividades que pueden alterar o cambiar el pago regular de la nómina de un trabajador. Estas actividades están estrechamente relacionadas con su participación activa en el empleo como lo es registrando su asistencia, una falta, incapacidad para laborar, vacaciones, etc.
Faltas justificadas
Ausencias previamente notificadas y respaldadas por documentación válida.
Incapacidades
Registra incapacidades médicas del IMSS o privadas con respaldo documental.
Horas extras
Captura y valida el tiempo adicional laborado por cada colaborador.
Comisiones y/o compensaciones
Agrega bonificaciones variables por desempeño, ventas o proyectos.
Cambios en el personal de Nómina y RH
Registra movimientos como promociones, reubicaciones o actualizaciones de contrato.
Separación inmediata del colaborador
Gestiona bajas inmediatas por renuncia, despido o término de contrato.
Las incidencias laborales son eventos que alteran la jornada normal de un trabajador. Esto puede incluir ausencias justificadas, faltas, retardos, permisos especiales, incapacidades, salidas anticipadas o cualquier variación que deba registrarse y aplicarse a la nómina, al expediente o al historial del colaborador.
Aunque muchas organizaciones documentan estas incidencias en papel, correos o formatos manuales, el crecimiento de la operación hace que este método se vuelva insostenible. La falta de control genera errores en pagos, discrepancias con los colaboradores y falta de trazabilidad legal.
Con Worky, cada incidencia se registra, se aprueba en un flujo automático y queda conectada directamente con el expediente del colaborador y con la nómina del periodo. Esto permite mayor precisión, transparencia y eficiencia operativa.
Las incidencias pueden variar según la operación, el tipo de empresa y la política interna. Los más comunes son:
- Faltas injustificadas o no notificadas
- Retardos (minutos de entrada fuera de horario)
- Salidas anticipadas
- Permisos personales o administrativos
- Incapacidades médicas
- Vacaciones programadas
- Cambio de turno
- Trabajo remoto no programado
- Tiempo extra laborado
- Errores o ajustes manuales en el registro de entrada/salida
Worky permite definir cada tipo de incidencia en el sistema, asignar reglas de impacto en nómina, pedir documentación y definir autorizaciones por líder o por sede.
- Reduce errores en nómina:
Cada incidencia mal registrada puede significar un pago incorrecto, una deducción equivocada o una queja. - Elimina reprocesos manuales:
El área de RH ya no tiene que revisar hojas de asistencia, cruzar datos o aplicar descuentos uno por uno. - Agiliza los tiempos de respuesta:
Las incidencias se notifican en tiempo real y se aprueban desde la plataforma, con reglas automáticas y trazabilidad. - Mejora la transparencia con el colaborador:
El trabajador puede ver sus incidencias, validarlas, consultar el motivo de algún ajuste en su pago o incluso subir comprobantes. - Facilita auditorías y cumplimiento legal:
Todo queda documentado, con fecha, hora, evidencia y responsable de aprobación.
Cómo funciona la gestión de incidencias laborales en Worky
- El trabajador registra una solicitud (permiso, corrección, justificante, etc.) desde su portal o la app móvil.
- El sistema clasifica automáticamente el tipo de incidencia y la envía a su líder inmediato.
- El líder puede aprobar o rechazar con un clic, agregando comentarios si lo desea.
- La incidencia se integra al expediente del colaborador y se refleja en el periodo de nómina.
- RH visualiza reportes por tipo de incidencia, departamento, sede o rango de fechas.
Conecta la operación diaria con la gestión de personas
- Con los reportes de Worky puedes:
- Detectar tendencias por sede, horario o líder
- Identificar colaboradores con alto nivel de incidencias
- Generar alertas por acumulación de faltas
- Vincular indicadores de incidencias con desempeño o rotación
- Tomar acciones preventivas basadas en datos
Controlar las incidencias de trabajo ya no tiene por qué ser una tarea manual, lenta o sujeta a errores. Con Worky, todo queda automatizado, conectado y trazable. Reduce errores en la nómina, mejora la comunicación interna y fortalece el control operativo de tu organización.
Datos curiosos acerca de las incidencias en el trabajo
Preguntas frecuentes acerca de las incidencias de trabajo
Las incidencias del trabajador son eventos que alteran su jornada laboral habitual y que deben ser registradas y gestionadas por el área de Recursos Humanos. Estas incidencias pueden afectar tanto el cálculo de su nómina como su expediente laboral. Son situaciones comunes que, si no se documentan correctamente, pueden generar errores, malentendidos o incumplimientos legales.
Entre las incidencias más frecuentes se encuentran:
- Faltas injustificadas o sin aviso previo
- Retardos en la hora de entrada
- Salidas anticipadas
- Permisos personales con o sin goce de sueldo
- Vacaciones programadas
- Incapacidades médicas (IMSS, maternidad, riesgo de trabajo)
- Cambios de turno
- Días de trabajo remoto ocasional
- Horas extra laboradas o guardias
- Justificantes por motivos escolares o legales
Cada una de estas situaciones debe gestionarse de forma específica según las políticas internas y la ley laboral. Por ejemplo, las incapacidades requieren integración con el IMSS, los permisos pueden o no aplicarse con goce de sueldo, y las vacaciones deben reflejarse en los saldos acumulados del trabajador.
Con Worky, todas estas incidencias pueden ser registradas desde una app móvil o portal web, clasificadas automáticamente y aprobadas por los responsables. El sistema las integra directamente con el expediente del colaborador y el cálculo de la nómina, asegurando precisión, trazabilidad y cumplimiento legal en cada caso.
Existen distintos tipos de incidencias laborales, y clasificarlas correctamente es esencial para mantener una operación ordenada, una nómina sin errores y un historial confiable de cada colaborador. En términos generales, las incidencias pueden dividirse en cuatro grandes grupos:
- Ausencias:
- Faltas injustificadas
- Incapacidades médicas (enfermedad general, maternidad, riesgo de trabajo)
- Permisos personales o administrativos
- Días de descanso otorgados por la empresa
- Modificaciones de jornada:
- Retardos en la entrada
- Salidas anticipadas
- Cambio de turno
- Jornadas parciales
- Ajustes especiales:
- Tiempo extra laborado
- Trabajo remoto ocasional
- Reasignación de sede o función
- Asistencia a capacitaciones
- Vacaciones y descansos programados:
- Vacaciones acumuladas o fraccionadas
- Días festivos laborados
- Días de descanso obligatorio
- Reposiciones de tiempo por acuerdos previos
Cada tipo de incidencia requiere un tratamiento distinto tanto en términos de documentación como en su impacto en la nómina. Por ejemplo, una falta puede generar un descuento, una incapacidad debe cruzarse con la información del IMSS y un permiso puede requerir validación por parte del líder de área.
Worky permite definir, registrar, aprobar y aplicar cada tipo de incidencia con reglas personalizadas. Esto evita confusiones, mejora la comunicación interna y asegura un proceso automatizado, confiable y alineado con las políticas de la empresa.
En el contexto laboral, los “incidentes de trabajo” pueden referirse a dos cosas distintas, dependiendo del enfoque:
- Desde el punto de vista de la seguridad laboral, un incidente de trabajo es un evento no deseado que ocurre dentro del centro laboral o durante la jornada, y que no necesariamente genera una lesión, pero sí representa un riesgo o una desviación en los procedimientos. Por ejemplo: una caída sin consecuencias, una descarga eléctrica leve, o una falla de equipo. Este tipo de incidentes deben registrarse y ser evaluados por el área de Seguridad e Higiene.
- Desde la gestión administrativa, los incidentes de trabajo (más comúnmente llamados incidencias) se refieren a variaciones en la jornada laboral de un trabajador: ausencias, retardos, incapacidades, permisos, etc. Estas incidencias afectan el pago, la asistencia y deben integrarse al expediente del colaborador.
Ambos tipos de eventos requieren registro, trazabilidad y seguimiento. En el caso de la gestión de Recursos Humanos, Worky permite registrar incidencias laborales administrativas con impacto directo en la nómina y en el cumplimiento normativo. Cada evento puede incluir evidencia, reglas de aplicación y flujos de aprobación.
Si en tu empresa también manejan incidentes de seguridad laboral, estos pueden documentarse en módulos adicionales o conectarse como registros internos que afecten la disponibilidad del colaborador o el reporte de tiempo trabajado.
Hacer una incidencia laboral significa registrar formalmente una situación que modifica la jornada laboral ordinaria de un colaborador. Este registro debe realizarse siguiendo los procedimientos internos de la empresa y, en muchos casos, debe contar con la validación del área de Recursos Humanos o el jefe inmediato del colaborador.
El proceso básico incluye:
- Identificación del tipo de incidencia: ¿Se trata de una falta? ¿Un permiso? ¿Una incapacidad? ¿Un retardo? Clasificarla correctamente evita errores posteriores.
- Registro oportuno: la incidencia debe registrarse en tiempo real o dentro del periodo autorizado. En empresas sin sistema, esto suele hacerse por correo o formulario.
- Documentación de respaldo: algunas incidencias requieren comprobantes (incapacidad médica, permisos legales, justificantes, etc.).
- Autorización: el líder directo o RH debe aprobar la solicitud y, si aplica, definir si es con goce de sueldo, sin goce o con impacto parcial.
- Aplicación a la nómina: una vez validada, la incidencia debe reflejarse en el cálculo de días laborados, deducciones, percepciones o saldos de vacaciones.
Con Worky, este proceso se digitaliza por completo. El colaborador puede hacer la solicitud desde su celular, el sistema envía la notificación a su jefe, la validación se hace con un clic y la incidencia queda integrada en el expediente y la nómina automáticamente. Esto agiliza la operación, elimina fricciones y asegura que todo esté documentado de forma clara y auditable.