El costo de no poder comprobar

La multa para la persona empleadora obligada que incumpla con el registro electrónico de jornada va de 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización. Con la UMA diaria de 2026, equivalente a $117.31, el rango aproximado es de $29,327.50 a $586,550. La cantidad deberá actualizarse cuando cambie la UMA.

El fundamento se encuentra en el artículo 994, fracción IV Bis, de la Ley Federal del Trabajo. Esta disposición sanciona específicamente a la persona empleadora obligada que incumpla con la fracción XXXIV del artículo 132.

La fracción XXXIV establece la obligación de registrar electrónicamente el horario de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora y presentar la información ante la autoridad cuando sea requerida. Por eso, no debe afirmarse que cualquier error relacionado con las 40 horas genera automáticamente una multa de $586,550.

La sanción está relacionada con el incumplimiento de esa obligación específica. Además, el monto máximo no significa que todas las empresas recibirán automáticamente la cantidad más alta. La autoridad deberá considerar las circunstancias del caso conforme al procedimiento aplicable.

El cálculo con la UMA de 2026 se realiza así: el mínimo corresponde a 250 multiplicado por $117.31, lo que da $29,327.50. El máximo corresponde a 5,000 multiplicado por $117.31, lo que produce $586,550.

Debido a que la UMA se actualiza anualmente, ambos importes deben revisarse antes de publicar, presupuestar o utilizar la cifra en una comunicación formal.

Para reducir el riesgo, la empresa necesita identificar si se encuentra dentro del ámbito de aplicación, definir un método de registro y mantener la información disponible. No basta con tener horarios establecidos si no existe evidencia del inicio y la finalización real de la jornada.

Worky ayuda a registrar entradas, salidas, turnos e incidencias y a consultar información histórica. La plataforma facilita la administración del proceso, aunque la empresa debe validar su situación particular con un abogado laboral y revisar las disposiciones generales que emita la STPS.

El artículo 132, fracción XXXIV, de la Ley Federal del Trabajo establece que las personas empleadoras obligadas deberán registrar electrónicamente el horario de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. También deberán presentar esa información cuando la autoridad laboral la solicite, conforme al ámbito de aplicación y las excepciones que determine la STPS.

La obligación no se limita a elaborar una lista general de horarios. El objetivo es identificar el momento en que comienza y termina la jornada de cada persona.

En la práctica, un registro útil debería permitir relacionar la marcación con la identidad del trabajador, la fecha, la hora y el turno correspondiente. También conviene conservar cualquier corrección, autorización o incidencia que ayude a explicar diferencias.

Por ejemplo, si una persona tenía un turno de 09:00 a 18:00, pero registró salida a las 20:00, la empresa necesita identificar la diferencia y determinar si existió una autorización, una incidencia o tiempo extraordinario. Cambiar manualmente la salida a las 18:00 sin conservar el historial dejaría un vacío en la trazabilidad.

La reforma también señala que el contenido del registro electrónico tendrá valor probatorio pleno cuando se acredite que fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora. Esto vuelve relevante comunicar el método, definir políticas claras y documentar cómo se realizarán los registros y las correcciones.

Las disposiciones generales de la STPS que determinarán el ámbito de aplicación y las excepciones están previstas para entrar en vigor el 1 de enero de 2027. Por ello, las empresas deben mantenerse atentas a su publicación y no asumir que todas tendrán exactamente las mismas obligaciones.

Worky permite centralizar horarios, entradas, salidas e incidencias. RH puede consultar la información por colaborador, periodo o equipo y reducir la dependencia de capturas separadas.

La plataforma no determina por sí sola si una empresa está obligada ni sustituye la revisión legal. Su función es facilitar un proceso operativo con registros organizados y consultables.

Una hoja de cálculo puede servir como apoyo para organizar horarios, pero no necesariamente demuestra por sí sola el inicio y finalización real de la jornada. Su utilidad dependerá de cómo se capturen, protejan y conserven los datos. Un archivo editable sin identidad, marcas de tiempo ni historial confiable puede dejar vacíos durante una revisión.

Excel es una herramienta electrónica, pero eso no significa que cualquier archivo cumpla automáticamente con la obligación del artículo 132. La ley se refiere al registro electrónico del horario de inicio y finalización de cada persona trabajadora, no únicamente a conservar un calendario semanal.

Una hoja puede mostrar que una persona debía trabajar de 09:00 a 18:00. Sin embargo, esa información no acredita necesariamente que comenzó y terminó exactamente a esas horas. Si los datos se capturan días después, también puede resultar difícil explicar quién los ingresó y a partir de qué fuente.

Otro riesgo aparece cuando las celdas pueden modificarse sin conservar el valor anterior. Por ejemplo, una salida registrada a las 20:00 podría cambiarse a las 18:00 sin dejar evidencia visible de la corrección. En ese escenario, la empresa tendría dificultades para explicar el origen y la integridad de la información.

Para fortalecer el proceso, conviene identificar al trabajador, conservar fecha y hora, relacionar el registro con su turno, controlar los permisos de modificación y documentar las correcciones. También es importante que la información pueda consultarse por persona y periodo cuando sea requerida.

Un sistema especializado permite automatizar varios de estos elementos. Worky ayuda a registrar asistencia, asignar turnos, identificar incidencias y conservar información consultable. Esto reduce las capturas manuales y evita que RH tenga que reunir archivos de distintas sucursales al final del periodo.

No debe afirmarse categóricamente que Excel nunca puede formar parte del proceso. La suficiencia legal dependerá de las reglas definitivas, del caso concreto y de la evidencia complementaria.

La empresa debe revisar su método con un abogado laboral y mantenerse atenta a las disposiciones que emita la STPS. Worky aporta control operativo, pero la validación legal debe realizarse por separado.