Sistema de nómina
Calcula, timbra y dispersa los pagos en tiempo real
¿Qué debe incluir un expediente laboral digital?
Un expediente completo no es solo el contrato es todo lo que prueba la relación laboral de principio a fin.
- Contrato individual de trabajo y sus modificaciones.
- Identificación oficial, CURP, RFC y comprobante de domicilio.
- Alta ante el IMSS y movimientos afiliatorios.
- Recibos de nómina, incidencias y control de asistencia.
- Evaluaciones, capacitaciones y constancias de habilidades
Cada documento faltante es una pregunta sin respuesta el día que alguien la haga.
Documentos obligatorios según la Ley Federal del Trabajo
El artículo 804 de la LFT no deja esto a interpretación: le dice al patrón exactamente qué debe conservar y poder exhibir.
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Contratos individuales de trabajo (cuando no hay contrato colectivo).
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Listas de raya o nómina, o los recibos de pago de salario
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Controles de asistencia.
- Comprobantes de pago de utilidades, vacaciones y aguinaldo.
La ley no exige que estén en papel exige que existan y se puedan mostrar cuando se piden.
Validez legal de un expediente 100% digital
Un expediente puede ser 100% digital y seguir siendo válido, siempre que el documento cumpla con lo que exige la norma.
- La NOM-151-SCFI-2016 regula la conservación de documentos digitales (mensajes de datos).
- Un documento conserva validez legal si tiene sello de tiempo y hash criptográfico, emitidos por un Proveedor de Servicios de Certificación autorizado.
- El Código de Comercio y la Ley de Firma Electrónica Avanzada reconocen valor jurídico a los documentos firmados electrónicamente con estos mecanismos de integridad.
Sin estos elementos, un PDF guardado en una carpeta no es lo mismo que un documento con validez legal.
Tiempos de conservación de los documentos laborales
Digitalizar no significa guardar para siempre la ley marca plazos distintos según el documento.
- Contratos individuales: durante toda la relación laboral y un año después de que termine.
- Nómina, asistencia y comprobantes de pago: el último año de la relación laboral más un año después de terminada.
- Documentos fiscales y de seguridad social: sus propios plazos de conservación, generalmente más largos.
- Otros documentos: según lo que marque la ley que los regule específicamente.
Guardar de más no es el problema; guardar de menos, sí.
¿Cómo digitalizar los expedientes que ya tienes en papel?
Antes de escanear la primera carpeta, hay puntos que conviene tener resueltos:
- Haz un inventario de qué expedientes existen y qué le falta a cada uno, define una sola estructura de carpetas o categorías por colaborador.
- Escanea y nombra los documentos de forma consistente, no como vayan llegando.
- Aplica los mecanismos de conservación (sello de tiempo, hash) a lo que deba tener validez legal
- Destruye el papel solo después de confirmar que la copia digital está completa y respaldada.
Migrar por lotes, un colaborador a la vez, evita perder documentos en el camino.
Tu información concentrada; tú mantienes el control
Worky no decide qué documentos necesitas conservar, pero sí les da un lugar fijo, respaldado y accesible.
- Expediente digital por colaborador, con historial completo de altas, bajas y cambios.
- Acceso en la nube con respaldo diario, en vez de una carpeta física irremplazable.
- Colaboradores pueden actualizar y consultar su propia documentación desde la app.
- Información conectada con nómina, incidencias y evaluaciones, no aislada.
No es una carpeta más; es el mismo sistema donde ya vive el resto de tu operación de RH.
Cálculo de nómina 95% más rápido
“Gracias a tener todas las incidencias y reportes de asistencia actualizados ahora podemos generar la prenómina de forma más rápida, lo que reduce significativamente el tiempo para procesar la nómina.”
Mónica Cahue Coordinadora de Nómina en MSC México.